Teknologi Informasi Dalam Organisasi

Komunikasi bermedia komputer dasa warsa ini memegang peranan sentral dalam transformasi organisasi, dan kini lagi-lagi sendi kehidupan manusia sangat dipermudah dengan adanya kemajuan teknologi tersebut. Pengaruh yang ditimbulkan amatlah besar terutama dalam tatanan suatu system organisasi. Teknologi komunikasi komputer, seperti surat elektronik (e-mail), video conferencing, voice messaging, faksimil dan papan bulletin komputer, dapat mengubah cara kita bekerja dan sekarang marilah kita lihat apa pengaruh fasillitas tersebut bagi organisasi.
Penggunaan surat elektronik (e-mail) dan sejenisnya dalam tatanan organisasi dapat menghilangkan pesan berganda kepada orang yang kita tuju (orang yang sama) atau meniadakan waktu menunggu sampai pesan-pesan tersebut ada didalam kantornya atau tersedia sebelum anda bertanya maupun melayani mereka dengan informasi yang mereka perlukan. Dengan kata lain media baru ini dapat menerobos hierarki tradisional dan batas-batas departemen dengan mudah, mengganti proses-proses sebelumnya dengan pola-pola baru dan pengaruh yang menyertainya serta merta media baru ini mengubah organisasi secara mendasar. Masuk akal bila kemudian dikatakan bahwa dengan transformasi proses komunikasi manusia dan komunikasi organisasi, ada kemungkinan bagi organisasi untuk mengalami transformasi. Fulk dan Steinfield (1990) menyatakan,”kenyataannya komunikasi efektif adalah komunikasi yang tujuan intinya memacu penerapan teknologi informasi dalam organisasi”. Asumsi ini harus diteliti secara cermat oleh teoritisi dan praktisi komunikasi organisasi. Karena dilain tempat ada beberapa pertanyaan yang mengusik, diantaranya adalah ; apakah teknologi komunikasi membantu organisasi berkomunikasi lebih efektif ?, dapatkah orang memperkirakan dan mungkin menjamin suatu peningkatan efisiensi dengan pemasangan video conferencing atau surat elektronik ?, atau dengan kata lain, apakah teknologi komunikasi baru “mempengaruhi” lebih efisien, lebih produktif, dan lebih responsive ?. Untuk menjawab persoalan diatas saya coba memaparkan sedikit gambaran suatu hal yang menjadi sifat utama dari surat elektronik atau computer adalah kemampuannya untuk mengatasi kendala-kendala ruang dan waktu. Selain itu, memberi kesempatan untuk mengubah jarak dan wilayah komunikasi seseorang, misalnya, laporan akhir bulan, rincian keuangan, dan pembauran pemasaran dapat dikirimkan dalam beberapa detik ke kantor yang berjarak geografis. Tentu hal ini menghapus penantian untuk yang disebut beberapa pegawai sebagai “pos siput” (snail mail) yang tampaknya menjadi lambat setiap saat. Selanjutnya, kelompok-kelompok orang dapat mengkoordinasikan pekerjaan dan kegiatan mereka berapapun jarak yang memisahkannya.
Namun, Rice (1992) mengingatkan bahwa, disamping surat elektronik memberi kemampuan untuk melintasi batas-batas organisasi dan geografis, kesalingbergantungan tugas dan sumber daya dapat menjadi faktor penggangu. Kedua hal ini dengan mudah dapat membatasi, mengubah dan/atau mengurangi motivasi untuk berubah. Misalnya bila tugas dua pegawai saling bergantung, mereka mungkin memilih tidak menggunakan surat elektronik untuk membuat “kontak” baru karena mereka telah terkait erat dalam “hubungan kerja yang berlangsung.
Dalam penelitian lainnya C.B Johnson (1992) menemukan bahwa surat elektronik tidak secara nyata mengubah jarak dan arah komunikasi dalam suatu perusahaan utilitas local. Mengapa ini terjadi ? hal ini dapat berkaitan dengan kesaling bergantungan tugas dan sumber daya yang diperlukan, atau sanksi administrative yang tegas terhadap penggunaan surat elektronik untuk keperluan pribadi. Dengan perkataan lain, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa pelaksanaan pos elektronik akan mengubah struktur organisasi. Ada beberapa faktor lain yang harus dipertimbangkan seperti budaya, norma dan siapa perlu bekerja dengan siapa. Hal ini menekankan pentingnya konstruksi sosial media yang digunakan dan bergerak menjauh dari determinisme teknologis. Banyak kisah kegagalan maupun keberhasilan dalam organisasi ketika media komunikasi baru seperti surat elektronik diperkenalkan. Keberhasilan bergantung pada banyak faktor. Kita harus mempertimbangkan bagaimana interaksi para pegawai, persepsi dan sikap mereka terhadap medium baru, selain dari apa yang dapat dilakukan oleh medium itu sendiri. Suatu pemahaman mengenai setiap teknologi komunikasi baru dan khususnya medium baru seperti surat elektronik, harus mencakup, penggunaan dan persepsi pegawai terhadap hal tersebut. Tidak ada jalan lain untuk memahami penyebarannya dalam organisasi. Tidak dapat disangkal, ada penggunaan rasional untuk surat elektronik atau setiap teknologi komunikasi baru lainya sebagai peralatan tambahan untuk organisasi, tetapi pegawai menciptakan dan mulai memahami organisasi dan perangkat tersebut ketika mereka berinteraksi dan bekerja bersama-sama.
Akhirnya setiap orang yang tertarik pada wilayah dan isu-isu lain disekitar media komunikasi baru dan organisasi, harus melihat pada teknologi keputusan kelompok yang didukung komputer, pemrosesan informasi dan hubungannya dengan rancangan organisasi, kesempatan baru bagi komunikasi organisasi, dan analisis jaringan komunikasi.